飲み会の幹事に任命されたあなたが真っ先に読むべき記事

みなさんこんにちは。今日から9連休に入ったCoheyです。

 

社会人になるとお酒を飲む機会が一気に増えますよね。僕の会社では人事発令が1ヶ月に2回のペースであるので、歓迎会や送別会がめちゃめちゃ多いです。そうすると、おのずと飲み会の幹事をやる事も多くなります。今回は幹事に任命された時にあたふたしないマニュアルのようなものを作りました。




そもそもの幹事の心得

そもそもですが、幹事の仕事は飲み会をスムーズに進行させる事です。私が思うに、飲み会の良し悪しは9割準備で決まると思っています。飲み会の幹事の仕事は、場を盛り上げることでもなく、お店を予約することでもなく、飲み会が滞りなく進むように準備をすることです。

これから私流の飲み会の準備の仕方をお伝えします。

私は必ず、以下の順番で準備をします。

①開催日時と参加人数の把握

②当日の流れを考える

③やることをピックアップ

ここから一つ一つ飲み会の事前準備に関して、詳しく見ていきましょう。

 

開催日時と参加人数の把握

おそらくこの記事を見ているという事は、そこそこ大人数(10人以上)の飲み会の幹事を任せられていると思います。私も3日前に20人規模の飲み会の幹事をやったばかりで、まず最初にやったことは、参加日程と参加人数の確定です。規模が大きくなればなるほどお店の予約や取りまとめがややこしくなるので面倒でも早く動く事が重要です。

人数の調整には”調整さん”というスケジュール調整サービスを使っていました。無料で使えるので、オススメです。詳しい使い方に関しては割愛させていただきますが、飲み会の候補日を入れて共有するだけなので非常に簡単です。

ざっくりですが、こんな感じで一目で全員が参加できる日程が見えるので、まだ使ったことのない人はぜひ使ってみてください。

 

当日の流れを考える

大人数になればなるほど、まとめるのが大変になったり抜け漏れが多くなってしまいがちです。円滑に飲み会を進めるためにもざっくりでも良いので”当日の流れ”を作っておきましょう。

ちなみに私は3日前に飲み会の幹事を行なっていました。20人規模の飲み会で送別会。送別される人が5人いて、うち1人が途中退席という、そこそこややこしい状態でした。現場の偉い人も来ていたので、あらかじめ当日の流れを作っていたので少し公開します。

19時00分 スタート(乾杯の挨拶:Mさん)
19時30分 Kさん退席(挨拶依頼済み)、写真撮影:店員さん
20時30分 送別コンテンツ開始 
  • Mさん、Mさんにプレゼント渡す(渡す人:MさんとSさん)
  • Mさん、Mさんにプレゼント渡す(渡す人:MさんとSさん)
  • Iさんプレゼント渡す(渡す人Tさん)
21時00分 締めの挨拶 (Iさん)、写真撮影:店員さん

こんなの作れない!という方でも、流れを作成する際のワンポイントアドバイスとして、人を中心に書きます。19時00分では開始と書けば問題ないのですが、”乾杯の挨拶”などのように人を中心に当日の流れを書くようにしましょう。

 

やる事をピックアップ

最後に飲み会の時にやるべき事をまとめましょう。ここでやる事を抜かしてしまうと、当日グダグダになってしまうので、気をつけましょう。

主にやらないといけないことは以下の3つなので詳しくみていきましょう。

お店の予約

なにはともあれ、お店を予約しないと始まらないですね。参加者や趣旨にそったお店選びをしましょう。

同期でワイワイ飲み会→騒いでも良さそうなチェーン店の居酒屋

偉い方が来る飲み会→静かに飲めるところ

忘年会→ステージやマイクやプロジェクターがある会場

参加人数が多くなればなるほど、お店も探しにくなります。特に忘年会新年会のシーズンでは空いてるお店を見つけにくいので、お店探しは早めに行なっておきましょう。

参加者への周知

飲み会の事前準備で、参加者への周知が遅くなったりすると、周りから大丈夫なの?みたいな目で見られます。主に日時などの飲み会の詳細やお金の集金方法などを周知しておきましょう。お金の集金に関しては、当日お金が足りなくて払えないということが無いように、早めに回収したりするようにしておくと当日ももたつく事もなくスムーズに進行できますね。

メインコンテンツの作成

ここがもっとも重要になりますね。

歓迎会なら、新しく入ってくる人を知ってもらうようなコンテンツ。

送別会なら、送り出す人へのプレゼントや寄せ書きの作成。

忘年会なら、全員で楽しめるような景品付きのコンテンツ

など、中心となる人が楽しめるような企画を考えましょう。

今回私は送別会の幹事でしたが、めちゃめちゃチョイスが良いと言われたプレゼントを紹介します。

ウイスキーストーンってご存知ですか?氷の代わりのようなものですが、氷と違って溶けないので薄める事なくお酒を楽しむ事が出来ます。写真はウイスキーですが、他のチューハイやビールにも入れて楽しむことができます。値段も2,000円いかないので、非常にオススメです。

当日に注意する事

準備が出来たら、いざ飲み会当日です。事前に決めた流れ通りに動かない事もあると思うので適宜、臨機応変に動きましょう。お店の方に事前に早く入らせてもらって準備ができるのかなども、事前に確認できればグッドですね。飲みすぎてダウンしないようにも気をつけておきましょう。飲み会の後には、撮影した写真を送ったりお礼のメッセージを送ったりと最後まで抜かりなく行いましょう。

飲み会の成功をお祈りしています!

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